Préparer la reprise d’une copropriété sans tout ressaisir à la main.

Le service syndic accompagne les copropriétés dans leur gestion et reprend les dossiers des immeubles qui lui sont confiés.

À chaque reprise, les lots, les copropriétaires et les clés de répartition doivent être reconstitués à partir de règlements, d’actes et de feuilles de présence. Ces documents, parfois anciens ou numérisés, utilisent des formats différents et peuvent se contredire. Il faut retrouver les informations, les vérifier puis les saisir dans le logiciel métier. Selon les situations rapportées lors de l’audit, la création complète d’une copropriété peut mobiliser jusqu’à une semaine de travail à temps plein.

La solution proposée est une interface qui centralise les informations extraites des documents et les consolide par immeuble, lot et copropriétaire. Chaque donnée reste reliée à son document source, et les incohérences sont signalées pour faciliter la vérification et les corrections. Une fois validées, les informations sont présentées sous forme de blocs prêts à saisir dans le logiciel du syndic, avec un suivi de l’avancement. Ce fonctionnement vise à réduire les allers-retours entre les documents et le temps consacré à la préparation et à la saisie. Le gestionnaire garde la main sur la validation et la saisie, sans écriture automatique dans ce premier périmètre.